Reduce los retrabajos y dependencias entre áreas de tu organización

¿Por cuantos pasos tienes que pasar antes de llegar a hablar con quién te interesa? ¿Te han tirado alguna vez un proyecto abajo después de meses de trabajo porque haya disonancias con alguna otra área de la organización? ¿Sientes que debes reducir los retrabajos y las dependencias entre las áreas de tu compañía?

Independientemente del tamaño de tu organización, la falta de transparencia entre áreas es una práctica más común de lo que debiera. Muchas veces parece que se levantan verdaderos muros por los que no pasa la información, o para que pase hay que cumplir un intrincado y lento procedimiento que sólo desemboca en retrasos, desinformación y re trabajos debidos a la mala o escasa comunicación. 

Aunque este es un problema bastante complejo, desde Kelea queremos daros algunos consejos que os puedan ayudar a mejorar esta situación.

Reducir los retrabajos 

En la mayoría de los casos, los retrabajos están causados por una falta de claridad en las necesidades de los proyectos. Pero… ¿Cómo podríamos agilizar estos planteamientos de requisitos? 

Uno de los problemas principales problemas suele ser no incluir al usuario en el proceso desde el principio ni de forma continuada a lo largo del proyecto. Nadie sabe mejor que el usuario final qué es lo que quiere. Es por ello que incluirle desde una fase temprana para solicitarle feedback aportará mayor claridad a la hora de definir requisitos y necesidades. Además, una vez el proyecto esté en marcha, el usuario final podrá ver su avance y ayudarnos a pivotar si fuera necesario. 

El segundo problema más común es la parálisis por análisis. Cada área o persona involucrada dedica semanas o incluso meses a pensar y analizar todos los posibles requisitos y sus interacciones. De esta forma, es frecuente perder de vista el calendario y no valorar otras áreas involucradas o dependientes de los requisitos para avanzar, bloqueando el sistema en el proceso. Ante esta situación hay que tener en cuenta dos cosas, mejor una solución funcionando que 2 en proceso de aprobación, y otra, mejor fallar rápido y barato que dedicar meses y meses de trabajo (y gastos) para descubrir si la solución funciona o no. 

Reducir las dependencias entre áreas 

El mayor desencadenante de las dependencias entre diferentes áreas es la falta de alineamiento. Remar todos a una con un objetivo común y claro es esencial si nuestro fin es alcanzar los objetivos.  

Para que todas las áreas o equipos dependientes puedan tener el mismo foco es importante tener en cuenta dos factores: objetivos definidos conocidos por todos y tener espacios para poder gestionar las dependencias. 

Definir unos objetivos SMART o unos OKR a un nivel más sistémico, que sean comunes y conocidos por todos, generará unas prioridades que guiarán y facilitarán la toma de decisiones. Estos objetivos deberían ser elegidos por todas las áreas, de tal forma que aumente su compromiso y alineación hacia unos objetivos comunes. Al remar todos en la misma dirección la toma de decisiones será más homogénea y se reducirán las disonancias entre áreas. 

Por último, es importante buscar espacios y fijarlos con una cadencia fija. Esto nos ayudará a dar seguimiento a los avances y poder comunicar dependencias a tiempo para que no surjan grandes bloqueos. Una reunión semanal suele ir bastante bien, y da un margen adecuado para que puedan llevarse a cabo las medidas necesarias. 

¿Cómo afrontar el reto de los silos? 

En nuestra experiencia, este reto va más unido a un cambio cultural que a algo que se pueda solucionar con una nueva herramienta o procedimiento. 

Es responsabilidad de todos aprender a levantar la mano y empezar a buscar espacios colaborativos con el resto. Espacios seguros en los que hablar y ser escuchados con el fin de mejorar nuestros resultados y poder alcanzar los objetivos de una forma más eficiente.  

Aun así, esta situación es complicada y en muchos casos es necesario contar con ayuda externa que tenga experiencia en este tipo de problemas. Si tienes problema para reducir los retrabajos y las dependencias entre áreas, puedes consultarnos cómo mejorar este escenario.