¿Por qué fallan tus OKR?

Los OKR son una herramienta fundamental para visualizar el éxito de cualquier proyecto o negocio. En un entorno de complejidad, los OKRs adquieren, si cabe, una mayor relevancia, ya que dan el sentido de dirección, y los resultados clave permiten al equipo afectado, reflexionar sobre la estrategia, identificar un roadmap de acciones y aprovechar las oportunidades de manera temprana o pivotar en la buena dirección. 

 Pero empecemos por el principio, ¿En qué consisten los OKR? Son objetivos y resultados clave que sirven para definir las estrategias y objetivos de una organización a todos los niveles para un período determinado.  

¿Qué son los OKR? 

 En su origen y aplicación, lo OKRs fueron definidos para su uso en entornos complejos, en donde no hay relación entre causa y efecto, donde existen muchas variables que gestionar y se hace muy difícil planificar o prever lo que va a suceder. 

Los objetivos y resultados clave sirven para definir las estrategias y objetivos de una organización a todos los niveles para un período determinado. Al final de este periodo, proporcionarán una referencia para evaluar cómo se ejecutaron los objetivos planteados y permitirán adaptar la estrategia y tomar las acciones más adecuadas..  

¿Pero cómo sabremos si hemos cumplido los objetivos al finalizar el plazo? Los resultados clave, que nos proporciona una medida cuantitativa de lo que consideramos un éxito, deben de ser lo suficientemente concretos como para darnos una referencia a la hora de evaluar los objetivos planteados. 

Además, los OKR son una manera muy efectiva de comunicar la estrategia en toda la empresa, de modo que los colaboradores puedan ver cómo contribuyen al objetivo general y los equipos puedan alinearse para trabajar de manera más efectiva. 

A modo resumen, los objetivos nos dirán qué queremos conseguir y los resultados clave nos ayudarán a saber si lo hemos conseguido. Teniendo estas dos cosas en cuenta, podremos definir cómo vamos a conseguirlo, un plan de acción para poder saber qué vamos a hacer para conseguir llegar a nuestra meta, con un extra con respecto a cómo entendemos los planes de manera tradicional: tendremos unos indicadores que, de manera temprana, nos dirán si el plan que estamos ejecutando está teniendo los resultados que estábamos esperando o no. De esta manera podremos variar nuestro plan de acción de forma temprana. En definitiva: estaremos más alineados, tendremos más foco y más capacidad de adaptación. 

A continuación, repasaremos los anti patrones más comunes e intentaremos aportar luz sobre por qué fallan tus OKR. 

Falta de alineación con los objetivos de la empresa 

No se da siempre, pero en ocasiones la falta de comunicación de la estrategia y el desalineamiento entre departamentos, puede hacer que los OKRs definidos no estén del todo alineados con los objetivos de la empresa, o que se centren en aspectos menos prioritarios para la compañía.

Para evitar esto es muy importante comunicar de forma efectiva la estrategia de la compañía y trabajar en la transparencia, tanto de la estrategia como de los objetivos entre los diferentes departamentos, eliminando el efecto “silos” ya que normalmente es necesario colaborar entre diferentes grupos para lograr los objetivos globales.

Demasiados objetivos

Como se suele decir, quien mucho abarca, poco aprieta. Plantearse más de 5 objetivos por ciclo (ya sea, trimestral o anual) puede generar el efecto contrario al que buscamos, que es el alineamiento y el impacto. Nuestros esfuerzos se diversifican y la línea entre objetivos puede volverse borrosa. Por eso mismo, recomendamos plantear sólo de 3 a 5 objetivos.

Definir los OKR únicamente desde la dirección

A diferencia de los objetivos tradicionales, que se siguen un esquema jerárquico descendente, los OKR se pueden plantear de manera “top down” y “botton up” o incluso transversal. Plantear únicamente objetivos de arriba abajo reduce la autonomía y sentimiento de pertenencia de los equipos, quienes al no sentirse parte importante pueden perder interés y la corresponsabilidad en la consecución de los objetivos. Dejando la puerta abierta a ideas y planteamientos de objetivos desde los diferentes niveles, se aumenta el compromiso , a motivación y la calidad de los OKRs resultantes. Factor clave para aumentar la productividad.

Mala definición de los objetivos

A la hora de definir los objetivos suelen darse varios problemas:

• Objetivos planteados de manera cuantitativa, mostrando cifras concretas o métricas de resultados. Un objetivo debe ser cualitativo, concreto e inspirador, la parte cualitativa vendrá por los resultados clave asociados al objetivo.
• Objetivos no realistas. Plantear objetivos inalcanzables generará frustración y mermará la moral de los equipos. Al no ser realista, rara vez es inspirador. Esto a la larga repercute negativamente en los resultados, que estarán muy por debajo del objetivo fijado. La clave está en retar al equipo sin plantear algo imposible.
• Objetivos ambiguos o demasiado largos. Esto puede causar confusión y falta de visión por lo que es importante plantear el objetivo de la forma más breve y clara posible. Un truco es definirlo partiendo de tres posibles metas: construir, mejorar o innovar.
• Motivación del objetivo poco clara. Una buena práctica es incluir el “para qué” de cada objetivo, de tal forma que todo el que lo lea tenga una idea clara del origen y la motivación de ese objetivo.

Inexistencia o precariedad en los Key results

En algunos casos, sobre todo si el objetivo está planteado de manera cuantitativa, se desatienden los objetivos clave o key results. Pero es importante no olvidarse de ellos y dar las vueltas necesarias para que estos definan de manera clara cuál será la medida para saber si hemos alcanzado los objetivos o no. Los resultados clave son nuestra medida de éxito.

Idealmente, cada objetivo debería tener de 2 a 5 key results. Estos deberían ser 100% medibles y pueden estar también acotados en el tiempo. La consecución de todos los Key results de un objetivo será la forma inequívoca de saber que hemos llegado a nuestra meta.

Resultados clave… que no son resultados clave

Es muy habitual, sobre todo cuanto comenzamos a trabajar sobre OKRs y todavía no se ha desarrollado una madurez en el modelo, que en lugar de Key Results que reflejen el impacto y sean una medida del éxito de los objetivos, reflejen iniciativas, tareas, proyectos o planes de acción. Nuestra cabeza está demasiado acostumbrada a funcionar en “modo plan” y no siempre es fácil dar un paso atrás y pensar realmente en el resultado. Cuando esto sucede perdemos capacidad de adaptación, ya que no sabremos si lo que estamos haciendo genera el impacto que buscamos y no tendremos la capacidad de cambiar ese plan de forma temprana.

OKR sin fecha límite ni cadencia en las revisiones

Plantear objetivos sin una acotación temporal para conseguirlos es uno de los mejores ingredientes para que se den bloqueos y estancamientos.  Otro ingrediente fundamental es la falta de eventos para analizar el avance en la consecución de objetivos. ¿Cuándo tomamos las decisiones entonces? ¿Cuándo variamos la hoja de ruta si esta no es la correcta? Cuando se da esta situación, normalmente es demasiado tarde.

Es fundamental analizar cómo estamos avanzando hacia nuestro objetivo y si hay algún tipo de problema, bloqueo o dependencia a tratar, o si simplemente las iniciativas en curso no están dando el resultado esperado.

Si establecemos ciclos de definición y revisión, todo se vuelve más sencillo, desde la toma de decisiones hasta cuándo esperamos que otros equipos o áreas definan los suyos y ver sinergias y objetivos comunes.

Unir OKRs e incentivos económicos

Vincular OKRs y compensaciones económicas puede llevar al equipo a “hacer trampas” a la hora de plantearse los retos y bajar el nivel de exigencia con el único fin de conseguir el incentivo. Y no es cosa del equipo, simplemente el sistema se vuelve perverso y ejerce una fuerza en sentido contrario al que debería.

Mantener los OKR lejos de los incentivos económicos ayuda a mantener en foco en lo importante y aumenta la motivación y compromiso de la gente.

Y tú, ¿reconoces alguno de estos anti-patrones en los OKR de tu empresa? Si te interesa iniciarte en el mundo de los OKRs y no sabes por dónde empezar, te dejamos el enlace al libro introductorio de cabecera.