OBA WEEK, the making off

¿Os acordáis del programa 21 días? En este programa la presentadora vivía una determinada situación “desde dentro”, durante 21 días. Me gustaría contaros cómo hemos vivido “desde dentro” la organización de la OBA Week, pero con una pequeña diferencia: nuestro programa debería llamarse 19 días, que han sido los días transcurridos desde que el equipo decidió montar el evento a la sesión de Networking, que sirvió de pistoletazo de salida.

Antes de comenzar os cuento qué es la OBA Week: La Online Business Agility Week es un evento sobre Innovación y Agilidad Empresarial que ha tenido lugar los días 13,14,15,16 de Abril, aunque el día 13 realmente ha sido el calentamiento con un networking al que han asistido más de 60 personas,  que consistió en sesiones de speed dating. En un momento donde la realidad VUCA (Volátil, Incierto, Complejo y Ambigüo) nos ha  despertado de golpe, el objetivo del evento era, además de abstraernos durante unas horas de la cruda realidad , inspirar a los asistentes aire fresco e ideas nuevas para enfrentarse al mundo complejo desde la agilidad empresarial. 

Resumiendo los números del evento:

• Diez charlas, una mesa redonda y una sesión de speed networking
• Catorce ponentes de seis países diferentes
• Casi doscientas personas conectadas desde ocho países distintos
• Más de tres mil visitas a www.obaweek.com y casi cuatrocientos tweets en los tres días principales del evento.

Humildemente, creemos que ha sido todo un logro, viendo la oferta de contenidos actual, la mayoría de ellos gratuitos y muchos con temáticas interesantes y contenidos de calidad. Esperamos no haber defraudado a nadie.

¿Cómo se consigue organizar un evento así en 19 días?

Lo primero, y casi me atrevería a decir que es uno de los factores más relevantes, es que ya habíamos entrenado la mecánica. No podemos pretender, de un día para otro, dejar el sedentarismo y correr una media maratón. Desde hace ya algún tiempo, en el equipo de Kelea realizamos un pequeño taller periódico de iniciativas donde se proponen ideas que creemos que debemos explorar. Después las priorizamos y seleccionamos un líder para las iniciativas que decidimos lanzar. Llevamos tiempo realizando este tipo de dinámicas, lo que nos ha servido para estar entrenados en época de COVID. Recuerdo que las primeras sesiones fueron más largas y caóticas. Además, hay que reconocerlo, no las gestionábamos bien y la actividad del día a día acababa con muchas de las iniciativas apartadas a un lado, no haciendo más que generar frustración cuando en las Weekly del equipo pasábamos por esas tarjetas de trabajo. Y de esto hemos aprendido y mejorado, aunque la verdad es que conseguíamos lanzar menos iniciativas de las que nos hubiese gustado.

El viernes 20 de Marzo nos reunimos todo el equipo de Kelea. La actividad de nuestros clientes había caído de manera significativa y queríamos explorar iniciativas que encajasen en este momento de confinamiento y que nos sirviesen, de alguna manera, para el futuro.

En primer lugar, marcamos los objetivos de la sesión para estar alineados y tener foco en qué queríamos conseguir con las iniciativas que fuéramos a arrancar, para luego pasar a una sesión de ideación y propuestas. Una vez seleccionamos las 3/4 con más posibilidades de futuro, profundizamos levemente en cómo visualizábamos cada una y finalmente nos quedamos con dos. Una de ellas fue hacer un evento Online sobre Agilidad Empresarial e Innovación, y aquí nació la OBA Week. La idea no era nueva (ya estaba en el backlog), pero sí el formato y el enfoque.

Una vez que sabíamos las iniciativas sobre las que íbamos a trabajar, seleccionamos un líder para cada una y montamos los equipos. LA OBA Week, en aquel momento tenía el triste nombre de “Evento Online” (si, efectivamente, lo reconocemos, fuimos muy poco creativos), quedó formada por un líder de iniciativa y tres personas más, dos de ellas con una dedicación bastante elevada y otra tercera al 50%. Desde un primer momento teníamos claro que el evento había que hacerlo muy rápido, ya que hablaban los mentideros de que el estado de alarma se podría levantar en dos o tres semanas. Sí, éramos un poco ilusos…

Debido a la premura, tuvimos que tomar ciertas decisiones que modificaban un poco los eventos y cadencias que veníamos utilizando hasta el momento. Fueron estas:

• Daily meetings: el equipo se reuniría cada día 30 minutos para, en primer lugar, sincronizar el trabajo, inspeccionar qué estaba listo, qué situaciones inesperadas habían ocurrido y tomar decisiones. Esto ocurría los primeros 15 minutos de reunión. Los siguientes 15 eran de planificación y priorización. Normalmente, esto se haría semanalmente en una especie de replanishment, pero dado el pequeño tamaño de la mayoría de las tareas y que la duración total sería solo de 3 semanas, decidimos hacerlo diario. Ahora sabemos que ha sido un acierto por el poco tiempo de la iniciativa, ya que hemos tenido que variar las prioridades muchas veces cada pocos días, en función de lo que iba ocurriendo, especialmente con aquellos temas que no dependían 100% de nosotros.

• Reviews: el otro evento principal que pusimos en marcha fueron las reviews. Dos reuniones a la semana, de media hora cada una, donde el objetivo era presentar al resto del equipo de Kelea lo que se había hecho hasta el momento y plantear los siguientes pasos para obtener el  feedback del resto del equipo. Temíamos enamorarnos del evento y necesitábamos una visión fría que nos cuestionara algunas cosas y nos propusiese ideas en momentos de bloqueo. Estas sesiones fueron súper productivas, ya que el resto del equipo, sin ideas preconcebidas sobre cómo hacer las cosas, nos aportaba un montón de ideas frescas y reflexiones que nos han ayudado mucho.

Cuando aquel viernes 20 de Marzo nos lanzamos a organizar este evento, se nos venía encima un trabajo inmenso, y a pesar que en muchas tareas teníamos experiencia gracias a la organización de eventos pasados como el Noroeste Agile (NOA) , otras eran totalmente nuevas para nosotros y no teníamos ni idea de lo que suponía acometerlas.  Todavía no teníamos ni el nombre y se nos venían por delante temas como: logotipo, colores, creatividades, textos, web, conseguir a los ponentes, definir los patrocinios, precios, buscar patrocinadores y colaboradores, plan de marketing, plataforma de venta de entradas, plataforma de vídeo, … Luego poco a poco nos fuimos viniendo arriba y acabamos montando hasta un networking y un genial welcome pack gracias a los ponentes, patrocinadores y colaboradores.

Y, por si esto fuera poco, queríamos que hubiese una parte social. Por ese motivo, nos pusimos en contacto con AUARA, ya que alguna persona del equipo conocía su iniciativa de #AguaparaHospitalesCOVID19. La iniciativa de AUARA consistía en una especie de crowfunding para llevar agua embotellada a personal sanitario y enfermos de hospitales de toda España, para minimizar los riesgos de contagio derivados de las fuentes colectivas. Finalmente, hemos hecho posible con la OBA Week que se llevasen casi 10.000 litros de agua embotellada a hospitales. ¡Gracias a todos por hacerlo posible!

La verdad es que el evento ha sido un carrusel de emociones. Hemos vivido momentos frustración, de ansiedad -por ejemplo para publicar la web (queríamos tener la web operativa en cinco días para poder comenzar la venta de entradas, por lo que teníamos que confirmar un número razonable de ponentes y patrocinadores para que la web no se viese vacía)-, pero también momentos de subidón, cuando en un solo día se vendían 30 entradas o de risas, cuando hicimos, por ejemplo, una prueba para ver qué tal funcionaría una sesión de speed dating para emular de alguna manera las relaciones que se suelen hacer de manera presencial. Tiramos de agenda y montamos, un sábado por la mañana. un pequeño «friends&family» donde familia y amigos de cada uno se prestaron a una sesión de speed dating un poco particular. Además de ser muy muy divertido la mezcla de personas y profesiones ¡hemos descubierto cosas nuevas de gente cercana que ya conocíamos! . Este ensayo acabó materializándose en la sesión de networking del día 13, donde participaron sesenta personas.

En todo este camino hemos cometido errores, que serán mejoras de cara al año que viene, pero también nos ha servido para confirmar algunas sospechas y para tener algunos descubrimientos. Hemos confirmado, por ejemplo, que es fundamental estar preparado para la incertidumbre. Un ejemplo claro de esto, además de la gestión de iniciativas que os contaba antes, son las relaciones, el poder reunir en un tiempo tan corto a ponentes de tanto nivel, en parte ha sido gracias a la relación mantenida con muchos de ellos. En muchos casos ,nos han confirmado con una rápida respuesta a un simple mensaje de audio explicando el evento.

Internamente hemos descubierto que trabajamos muy bien de forma remota y que, además, la integración y motivación del equipo no tiene por qué verse afectada. Es más, una de las personas del equipo de organización de la OBA Week se acababa de incorporar con nosotros en Kelea hacía muy poco tiempo, de hecho, yo solo había coincidido con ella un solo día en la oficina. Al finalizar el evento mi sensación era de llevar trabajando mucho tiempo juntos y el acople con todo el equipo ha sido realmente fácil. Si compartes mindset, lo remoto no tiene que ser un problema.

Después de la OBA Week creo, todavía más que antes, en el activo más grande que tiene Kelea: las personas. Tener una filosofía de empresa como la nuestra tiene un coste, que es muy pequeño comparado con las dinámicas que se producen y el equipo que se genera.

Ya por último, os comparto el feedback que han dado los asistentes en directo. ¡Nos vamos en la OBA 2021!