No basta con definir unos buenos OKRs: La importancia de la cultura al implantar OKRs

Empecemos por el principio… ¿Qué son los OKRs?

Los OKR (Objetives and Key Results) son un sistema de gestión por objetivos enfocado en los resultados que ayuda a las empresas a definir sus metas de una forma abierta y colaborativa además de proporcionarnos referencias medibles para evaluar el grado de consecución de las mismas. Básicamente, de lo que se trata es de trasladar la estrategia de la compañía a los equipos, pero de una manera diferente a la tradicional, más participativa, donde la colaboración hace que aumente la responsabilidad, alineamiento y autonomía de todos los involucrados.

En un entorno de complejidad, los objetivos son fundamentales ya que dan el sentido de dirección y los resultados clave permiten a los equipos reflexionar sobre la estrategia, identificar un roadmap de acciones y poder pivotar de forma temprana.

Empresas como Google, Intel o Twitter han sido pioneros en trabajar con OKRs y ahora su uso se está extendiendo cada vez más.  Esta metodología permite a las empresas:

• Enfocarse en lo realmente importante para rendir mejor
• Que las personas entiendan cómo contribuye su trabajo a la estrategia de la organización y aumente su compromiso
• Que las prioridades estén claras y se coordinen entre todos, favoreciendo la colaboración
• Comunicar la estrategia de una forma práctica y medible
• Establecer indicadores de calidad que midan el progreso en la consecución de los objetivos

Puedes consultar como definir unos buenos OKRs y cómo evitar errores comunes en el este post

El sistema OKR:

No obstante, para que la implantación de OKRs tenga éxito en una empresa no basta con definir unos buenos objetivos y resultados clave. Debemos evitar que se definan y queden en el olvido, o que se utilicen para un propósito diferente al inicial (como, por ejemplo, evaluar el “rendimiento” de los equipos). Para asegurar que calen a todos los niveles de la organización John Doerr, en su libro “Mide lo que importa”, nos da las claves de otros elementos que componen el sistema que es necesario conocer y aplicar:

• Los Superpoderes son un conjunto de habilidades o buenas prácticas que debemos desarrollar y fomentar a la hora de trabajar con OKRs
• Los CFR (Conversaciones, Feedback y Reconocimiento) son la forma en la que la organización ayuda a las personas que la conforman a lograr sus Objetivos e impulsar los Superpoderes

Superpoderes:

Una vez que hemos puesto en marcha el sistema OKR debemos trabajar ciertas habilidades tanto a nivel personal como de equipo para impulsar y asegurar el éxito de este sistema.

• Centrarse y comprometerse con las prioridades

Es un mal común de las organizaciones trabajar en paralelo en múltiples tareas, proyectos, etc. lo que a menudo genera frustración y la sensación de ir sin rumbo.  Con los OKR las empresas pueden especificar y comunicar de una forma clara y transparente aquello que es importante y dejar igualmente claro lo que no lo es.

De esta forma los equipos se podrán centrar en lo verdaderamente prioritario para la empresa aumentando su productividad.

• Trabajo en equipo

Los OKR impulsan que se compartan los objetivos de todos los miembros de la organización desde la Dirección de la empresa hasta los trabajadores. Esta transparencia hace que sea sencillo identificar interdependencias y coordinarse entre los equipos, remando juntos en una misma dirección lo que elimina silos departamentales.

• Responsabilidad

Los OKR se basan en datos, revisiones periódicas y replanteamiento continuo.  De esta forma, cuando un resultado clave está en peligro, favorece que se lleven a cabo acciones que permitan pivotar o reformularlo lo antes posible.

• Exigencia

Los OKR deben ser retadores y ambiciosos por definición. Esto nos empuja a ser inconformistas y exigirnos más de lo aparentemente posible impulsándonos a lograr la excelencia.

Para lograr poner en práctica estos 4 superpoderes y fomentarlos dentro de la organización son clave los CFR, de forma que podamos hacer inspección de como estamos trabajando estas habilidades y promover acciones de mejora.

En definitiva, nos tienen que servir para tomar decisiones, de priorización, de cambio de roadmap, de acciones de mejora, …

LOS CFR (Conversaciones, Feedback y Reconocimiento)

Se trata de establecer un sistema de gestión continuada del rendimiento donde toda la empresa se sincroniza para lograr sus objetivos, tanto los empresariales como los personales. Las evaluaciones del rendimiento anuales son costosas y es muy complicado que sean justas y útiles ya que pueden estar distorsionadas por la necesidad de inmediatez, una visión incompleta del rendimiento del empleado, una excesiva presión y responsabilidad, etc.

Es por ello que es necesario potenciar nuevos modelos que favorezcan la gestión continuada del rendimiento. 

Tabla: La gestión del rendimiento anual frente a la gestión continuada del rendimiento. Fuente: “Mide lo que importa” John Doerr

Cuando las empresas reemplazan las evaluaciones anuales por conversaciones continuas la coordinación y la transparencia se vuelve algo tangible en el día a día, los bloqueos se desatascan de forma rápida y permite aumentar la moral y el compromiso de los equipos.

Este sistema transformador se puede implementar mediante un instrumento llamado CFR e incluye:

Conversaciones

Intercambio entre el responsable y el trabajador, con la intención de impulsar el rendimiento. Existen cinco áreas clave:

• • Establecimiento de objetivos y reflexión: conversaciones basadas en coordinar los objetivos y resultados clave individuales con los de la organización
  • Actualización del progreso en curso: ¿Qué funciona bien?, ¿Qué no funciona bien?, ¿Cómo podemos resolver los problemas?, ¿En qué te puedo ayudar?.
  • Orientación bidireccional: entre responsable y trabajador y viceversa
  • Crecimiento profesional: basadas en identificar oportunidades de crecimiento a futuro.
  • Evaluaciones de rendimiento “ligero:” feedback sobre los avances del empleado desde la última reunión teniendo en cuenta las necesidades de la organización.

Feedback

Comunicación bidireccional o en red entre los compañeros para evaluar el progeso e impulsar mejoras. En ciertas organizaciones, el feedback suele ser coordinado desde RRHH y seguir una planificación. No obstante, lo óptimo es que el feedback se produzca en tiempo real y de manera multidireccional. Puedes examinar algunas claves de como dar un buen feedback en este post y conocer como lo hacemos en KELEA aquí.

Reconocimiento

Consiste en poner en valor las contribuciones de los individuos. Hay múltiples formas de fomentarlo: comunicar los éxitos en la empresa, potenciar el reconocimiento entre empleados… o apoyándonos en herramientas digitales como Nailted, que es la que utilizamos en Kelea.

Cada vez más vemos compañías donde los OKRs se utilizan como reporting a la alta dirección, o para evaluar el rendimiento y entregas de los equipos, o para demostrar “la cantidad de cosas que hacemos”, o para decidir los bonus de algunas personas o equipos… y ninguno de estos propósitos nos ayuda a tener foco en la estrategia, a estar más alineados,  pivotar los planes de acción manteniendo el foco en el objetivo a conseguir, …

Cuando no se dan las conversaciones adecuadas sobre los Objetivos y Resultados clave (CFRs), o no se hacen desde la cultura necesaria de manera que se potencien los comportamientos y habilidades que se requieren (SUPERPODERES) corremos el riesgo de que este sistema de objetivos vaya en contra de su proposito inicial y agudicen algunos comportamientos previos que no ayudan al propósito de los OKRs ni, por supuesto, al de la compañía.

Es por ello, que no debemos de centrarnos solo en tener una buena definición de OKRs, si no que debemos integrarlos en nuestra toma de decisiones cotidiana con el propósito que buscamos para lograr todos los efectos positivos que este sistema puede aportar en los equipos y organizaciones.

Si necesitas ayuda para implementar la metodogía OKR en tu organización ponte en contacto con nosotros.