Modelo Cynefin: Qué estrategia seguir en cada escenario

En el artículo ¿Estás en un entorno complejo o complicado? Descubre el modelo Cynefin y cómo te puede ayudar a definirlo  te hablábamos del modelo Cynefin y de los diferentes entornos que identificamos gracias a este modelo.

Ahora queremos compartir contigo los enfoques más recomendables para actuar una vez identificamos en que entorno nos estamos moviendo.

¿Cómo actuamos en cada entorno?

El hecho de saber en qué entorno estamos es esencial, pero, por sí solo, no nos ayuda más allá de darnos información. Lo importante es, una vez sabemos esto, adaptar nuestra forma de trabajar y aplicar las soluciones que mejor resultado dan en cada entorno.

A continuación, veremos como actuar en cada uno.

Actuando en el entorno Simple

Cuando identificamos que una actividad o reto a afrontar entra en el entorno de lo simple por lo general seguimos los siguientes pasos:

El entorno de lo simple responde bien a los planes y prácticas establecidas. Es un entorno controlado donde el contexto no va a cambiar y tenemos certeza sobre la causa-efecto de las acciones que llevemos a cabo. Marcos de trabajo tradicionales y planes establecidos son adecuados en este entorno, ya que nos ayudarán a llegar a la meta de forma controlada.

Actuando en el entorno Complicado

El entorno de lo complicado es el entorno de los expertos. En este caso conocemos el problema o reto al que nos enfrentamos y también conocemos que parte desconocemos, tenemos claridad sobre las áreas en las que tenemos incertidumbre, por lo que será relativamente fácil identificar a que expertos debemos de pedir ayuda.

Imaginemos que se apaga el ordenador y nos da error al intentar encenderlo. En el momento que nos damos cuenta de que no es algo sencillo, que no se puede solucionar reiniciando, clasificamos el problema dentro de un entorno complicado. En ese momento, sabemos que debemos recurrir al departamento de soporte para que un experto en informática analice el problema y aplique una solución.

Debemos prestar atención a algunos riesgos que se presentan en este entorno. A la hora de contar con expertos para enfrentarnos a los retos en el entorno de lo complicado debemos de recordar tres aspectos importantes para reducir riesgos:

«No tener un exceso de confianza en los expertos y las soluciones propuestas»

Tratar de cuestionarse las propuestas para analizarlas desde diferentes puntos de vista nos ayudará a escoger la solución con mayor probabilidad de éxito.

«No caer en la parálisis por análisis»

Analizar las situaciones para tratar de tomar las decisiones de forma ágil.

«Tener en cuenta las opiniones de personas que no son expertas, pero tienen información sobre el reto al que nos enfrentamos»

No debemos excluir los puntos de vista de otras personas ya que pueden dar información importante a los expertos con los que consultamos.

Actuando en el entorno Complejo

En situaciones que se encuentran en el entorno de lo complejo no hay soluciones probadas o acciones que podamos llevar a cabo que nos den cierta seguridad sobre el resultado.

En este entorno tenemos que buscar trabajar en iteraciones cortas y donde el enfoque prueba-error gana mayor relevancia. Debemos utilizar formas de trabajo que nos permitan analizar la situación, diseñar acciones, recoger feedback y volver a analizar para adaptar y actuar de nuevo.

Aquí es donde la mejor opción es la aplicación de metodologías o marcos de trabajo Agile que nos permitirán trabajar un entorno complejo y hacer pruebas y adaptaciones rápidas que nos ayudarán a ir conociendo más sobre nuestro contexto y definir cada vez mejores soluciones.

Lo que buscamos con la aplicación de marcos de trabajo Agile para afrontar el entorno de lo complejo son, principalmente, los siguientes puntos:

Actuando en el entorno Caótico

Las situaciones que se dan en el entorno de lo caótico son totalmente desconocidas. Hablamos de situaciones de crisis o imprevisto que no hemos vivido previamente y no tenemos experiencias o conocimiento que nos permitan establecer un plan de actuación.

En estos casos buscamos actuar rápido y, en función de lo que percibamos como resultado de esta acción, responder nuevamente para tratar de salir de la crisis.

Actuando en el entorno Desordenado

En el entorno de lo Desordenado prima, valga la redundancia, el desorden. Es habitual encontrarnos situaciones donde las diferentes personas involucradas en el problema o reto a abordar ven la situación desde diferentes puntos de vista e incluso lo clasificarían en diferentes entornos. Esto se debe a las diferentes experiencias y conocimientos de cada persona sobre el tema.

¿Cómo actuamos entonces? Lo recomendable es dividir el reto a abordar en pequeñas partes que podamos clasificar, de forma individual, en los demás entornos que hemos analizado y así ver cómo abordar cada una de forma específica con el mejor marco de trabajo a aplicar.