Kanban: más que un tablero, una filosofía de trabajo

En la creencia popular es muy común asociar Kanban al uso de un tablero, sin embargo, es mucho más que eso, es una filosofía de trabajo qué predica un conjunto de normas y principios que sirven como referencia de la actividad de muchas organizaciones, enmarcado en los valores éticos y culturales de sus miembros.

Esta manera de ver el trabajo no es para nada una invención reciente, de hecho tiene su origen en el siglo XIV, en un Japón floreciente que vivía un período de estabilidad y crecimiento económico, en el que los comerciantes locales competían por llamar la atención de los clientes mediante letreros personalizados conocidos como “Kanban”. Aquellos letreros, al igual que las actuales tarjetas Kanban, eran capaces de comunicar su contenido de forma clara y concisa.

En la cultura tradicional japonesa el trabajo es una condición indispensable para la realización personal y por lo general se transforma en un proyecto de vida o Ikigai, siendo parte de su identidad, y no sólo una forma de ganar dinero. Por ello, no nos sorprende el hecho de  saber que muchas de las filosofías empresariales japonesas sean una referencia mundial en la actualidad.

De los letreros, a un sistema de visualización, a una filosofía de trabajo

El final de la Segunda Guerra Mundial trajo como consecuencia un acercamiento entre la cultura oriental y la occidental, que impactó notablemente en el sector empresarial, dando origen a modelos y procesos más eficientes y eficaces.

 “Producir solo lo necesario, cuando sea necesario y en la cantidad necesaria.” – Taiichi Ohno

Esta frase explica la Filosofía implementada por Ohno, a través de Lean Manufacturing. Este ingeniero de Toyota se inspiró en los supermercados minoristas, al visitar los Estados Unidos en 1956 y quedó impresionado con la forma en que la cadena de supermercados Piggly Wiggly, era capaz de mantener los estantes abastecidos con la cantidad justa de cada producto.

Al regresar a Japón, empezó a utilizar tarjetas de papel para señalar y seguir la demanda en su fábrica, y llamó a este nuevo sistema “Kanban”. La potencia de la aplicación de Kanban fue tan grande que Toyota pasó de operar con pérdidas, a ser el competidor global que es hoy en día. Taiichi se convirtió en vicepresidente ejecutivo de la compañía en 1975 y su trabajo no sólo dio lugar al nuevo significado de “Kanban”, sino que también sentó las bases de las modernas técnicas de gestión, conocidas como el Sistema de Producción Toyota.

Para apoyar la implementación del sistema Toyota, originalmente se utilizaba un tablero con columnas que representaban los pasos de la cadena de producción, así se visualizaba de forma clara las diferentes etapas del proceso y los cuellos de botella donde se entorpecía el flujo natural del trabajo.

A comienzos del siglo XXI las compañías de software se dieron cuenta que este método puede aplicarse a cualquier tipo de industria, y en la actualidad cuenta con interesantes aplicaciones que sirven para cualquier tipo de organización.

¿Qué propone Kanban?

“Las cosas que decidimos cuantificar son un reflejo de nuestros valores, de lo que valoramos como empresa. Porque cuando calibras algo, la gente sabe que es importante” – Dov Seidman

Esta filosofía de trabajo le da un lugar muy importante a la comprensión colectiva, crucial para conseguir la visión progresista que propone Kanban. Esto supone que los integrantes de la organización estén íntimamente vinculados, que fallarle a uno significa fallarle a todos. La cohesión grupal permite una mejor fluidez en los procesos propios de cada organización.

Observar y analizar el flujo de trabajo, sugerir los límites del trabajo en los momentos oportunos, gestionar los tiempos con los objetivos trazados y optimizar de forma colectiva y colaborativa, dan como resultado algunas ventajas en los entornos organizacionales actuales.

Kanban gestiona el trabajo a través de un sistema de arrastre (pull), basándose en la producción real, enfocándose en la demanda del cliente, proporcionando orden al proceso, haciendo especial hincapié en una visión end to end.

Con un buen uso de Kanban se obtiene el producto o servicio correcto, en el tiempo correcto y en la cantidad adecuada. Es decir, producción ajustada a todas las circunstancias de los usuarios y sus experiencias, minimizando los desperdicios.

Este sistema es aplicable a todos los niveles de la organización (Porfolio de desarrollo de producto, Estratégico, Operaciones). Sin embargo, si nos interesa hablar de ventajas o desventajas será necesario tener en cuenta lo relativo y particular de cada sistema, sin perder de vista la importancia de que cada persona involucrada asimile sus valores y prácticas, entendiendo que la organización y cada parte que la compone no es una isla.

Kanban ¿Una visión sistémica?

El sistema, es la base o el ADN del TPS (Sistema de Producción Toyota). En términos de dinámica de fluidos, sería el equivalente a implementar las aplicaciones necesarias para incrementar el caudal de un sistema determinado.

A los resultados o logros del TPS, fuera de Toyota, se le ha dado muchos nombres por la acción o el efecto de la herramienta usada: Cero Defecto, TQM (Total Quality Management), JIT (Just in Time), Lean Production. Pero ningún nombre comunica realmente lo que se hace para lograr dichos resultados.

Como ejemplo, en la Investigación de Operaciones bajo los principios de Ohno, la función objetivo tendría que estar definida para maximizar la velocidad a la que entrega valor el sistema o minimizar el tiempo de entrega de los productos y no maximizar la utilidad o reducir los costos como tradicionalmente se hacía.

Con sus aplicaciones en el entorno de Toyota, Ohno eliminó las eficiencias locales para enfocarlas a reducir los tiempos de entrega del sistema, sin sospechar que aplicaba lo que conocemos como la Teoría General de Sistemas (TGS) la cual se basa en un principio elemental de efecto sinergético (multiplicador), en contraposición a la entropía, concepto termodinámico relacionado con el desgaste sistemático (rozamiento).

Kanban como filosofía de trabajo busca integrar todos los componentes del sistema en vistas de conseguir organizaciones más eficientes, eficaces y flexibles.