¿A cuántas reuniones sueles asistir a la semana? ¿Cuántos asistentes van? ¿Participan activamente todos los asistentes? ¿No sabes si estás malgastando dinero en tus reuniones? Si pensamos que cada asistente cuánto cuesta la hora de trabajo de cada asistente, ¿A cuánto esta saliendo cada reunión?

Aunque no solamos pararnos a pensar en ello, poner reuniones poco productivas implica un gran despilfarro de dinero. Con el teletrabajo, la agenda de la gente se llena de reuniones y resulta difícil encontrar tiempo para trabajar. ¿Acaso las reuniones no son trabajo?

Desde Kelea te queremos contar alguno de los patrones que más se repiten a la hora de gestionar las reuniones.

¿Es culpable quién convoca o quién acepta las reuniones?

Aprender a decir que no

A diario la agenda se llena de diferentes convocatorias, y no es raro que se solapen entre ellas hasta tal punto que todo el día se salta de reunión en reunión. Cada vez con una atención más mermada, asistes a todas ellas, Y al final desconectas por pura saturación mental ¿Te suena familiar?

Antes de nada, recuerda: “Si todo es importante, nada es importante”. No puede regirse todo como si tuviera la misma importancia porque si no la escala de importancia deja de tener valor para convertirse en una lista imposible de reuniones y tareas que hacer al mismo tiempo.

Es necesario priorizar, independientemente de la escala de importancia que te trasladen otros.  Nadie va a conocer mejor que tú cuáles son tus prioridades y el alcance de las mismas. Párate a valorar: ¿Es necesario asistir a esa reunión? ¿Tengo algo útil que aportar en ella o necesito alguna información vital? ¿Valdrá únicamente con asistir a parte de la reunión?

Si das valor a tus prioridades y te das cuenta de que hay otras tareas más importantes o urgentes que asistir a una reunión, recházala y dedica tu tiempo a lo que aporte más valor en ese momento.

Si quieres ahorrar tiempo, y por lo tanto dinero, no aceptes cualquier reunión. Prioriza.

Cómo elegir a quién convocar

De poco sirve una reunión con 20 asistentes si menos de la mitad tienen algo que aportar o algo de lo que enterarse de manera prioritaria. Aprovechando el estreno reciente de Spiderman: “Un gran poder conlleva una gran responsabilidad”.  Una reunión debe ser útil para todos sus asistentes, ya sea para debatir cosas en común o para poder enterarse de algún dato relevante. Invitar a participantes que no tengan un objetivo claro en la reunión únicamente generará ruido y frustración en aquellas personas que no participan de manera real.

La próxima vez que te toque lanzar una convocatoria piénsalo: ¿Es necesario que todos asistan? ¿Podría haber asistentes obligatorios y otros opcionales? ¿Podría algún participante asistir únicamente a la parte de la reunión en la que tenga impacto?

Y recuerda, si no tienes claras las prioridades o el nivel de aportación que puede hacer alguien en una reunión, siempre puedes preguntar.

Si eres tu quien convoca, no malgastes el tiempo del resto. No involucres a nadie que no sea necesario, su tiempo también supone un coste.

Sigue estos pasos para hacer más eficientes tus reuniones

Una vez hayas valorado a qué reuniones asistir y a quienes convocar es hora de optimizar las reuniones. Hemos recopilado unos cuantos consejos que te resultarán útiles para aprovechar mejor tus reuniones y que sean más rentables.

Agenda clara y objetivos definidos

Toda reunión debería tener un objetivo y una agenda definidos. Eso de reunirse para “ver cómo avanzamos” se ha acabado.

Para poder definir objetivo principal y los puntos a tratar, suele ser de gran ayuda dedicar cierto tiempo previo a preparar la reunión. Valora qué se quiere conseguir y cuales son los puntos más importantes que tratar.

Otra recomendación sería incluir este objetivo de la reunión en el título de la convocatoria, o incluso incluir la agenda en la descripción. De esta forma todos los asistentes estarán al día del tema y serán más conscientes de si tienen aportar algo a la reunión.

Las sesiones serán más rentables y efectivas si tenemos claros los objetivos desde el primer momento.

Marco de tiempo

No hay nada peor que una reunión que debería haber durado 15 minutos y va por las tres horas y media. Lanzar una reunión sin un marco temporal definido provoca perdida de foco y resultados más pobres según avanza la reunión. Por eso mismo, recomendamos que todas las reuniones tengan un marco de tiempo fijado previamente.

Marco que habrá que respetar y del en el que se hará lo posible por conseguir los objetivos fijados y respetar la agenda. Esto fomentará que las personas sean más proactivas y tomen decisiones más rápidamente para cumplir los tiempos.

Si acabásemos antes de lo previsto, la reunión puede disolverse. Alargarla de manera innecesaria únicamente por rellenar el tiempo resulta muy improductivo y baja enormemente la moral de los asistentes.

Cuanto menos tiempo duren tus reuniones, más tiempo tendrás para hacer otras cosas.

Soporte visual

Esta demostrado que tener un estímulo visual ayuda en gran medida a capturar y mantener la atención de las personas. Es por ello, que siempre recomendamos apoyarse en algún tipo de soporte visual. Ya sea con una presentación, algún tipo de video o utilizando una herramienta colaborativa con los asistentes, es muy importante utilizar un refuerzo más allá de la voz y la cámara encendida.

Además, ayuda a dar seguimiento a los diferentes puntos de la reunión y evitará dar la sensación de monotonía o de que el tiempo no avanza.

Una imagen vale más que mil palabras.

Cuenta con un buen facilitador

En algunas ocasiones es complejo guiar una reunión y mantener a todo el mundo atento y participativo. Es fácil que los tiempos se alarguen y que al no poder llegar a cumplir el objetivo pre-fijado se lance otra reunión otro día.

La figura de un facilitador o incluso moderador, es muy importante para asegurarse de que se respeten los tiempos, se lleven a cabo los debates pertinentes y sobre todo, que se llegue a una conclusión.

Otro factor a tener en cuenta, es que la gente suele estar más abierta y dispuesta a participar cuando se incluye en el proceso a alguien externo al equipo. Ya que este promoverá un ambiente más abierto y con menos prejuicios.

Piensa quién te puede ayudar a facilitar las reuniones para que sean más efectivas.