Nuestro primer design thinking en remoto

En el contexto actual el Design Thinking se está viendo como una herramienta potente para las organizaciones, ya no solo para resolver problemas, sino para adelantarse a ellos o detectar nuevas oportunidades. En Kelea nos encanta organizar este tipo de actividades para resolver retos que requieren poner al cliente en el centro. Siempre invitamos a personas de fuera de la organización para enriquecernos de otros puntos de vista y ayudarnos a pensar fuera de la caja. Pero antes teníamos que prepararnos para facilitar nuestro primer design thinking en remoto. Esta parte fue sencilla, ya que, desde que comenzó el estado de alarma hemos ejecutado numerosas actividades en remoto, tanto internas como externas, desde el OBA Week hasta procesos Design Sprint. Nuestro recorrido con herramientas de colaboración digitales y plataformas de salas virtuales se puede decir que es corto pero intenso.

MAKING OFF 

Equipo de trabajo

Establecimos un equipo de trabajo de cuatro personas con carácter multidisciplinar. Algunas personas del equipo tenían más experiencia en la ejecución del proceso, otras en el diseño de dinámicas y otras con la herramienta miro. Dentro del equipo, una persona ejercía de coordinador de iniciativa y marcaba los eventos y cadencias durante las semanas de preparación y ejecución.

El equipo de trabajo realizó una Planning inicial para establecer tareas y priorizar (agenda con minutograma, preparación del lienzo virtual en miro, diseño de dinámicas, etc.) y durante la semana de preparación y las dos de ejecución, se reunió todos los días durante 30 minutos para sincronizar el trabajo, inspeccionar que estaba listo y tomar decisiones. Estas Daily fueron fundamentales para pivotar la agenda ya que, como os contaré más adelante, tuvimos que iterar el minutograma y añadir una sesión adicional para lograr finalizar el proceso con garantías de éxito.

Tras finalizar el proceso, hicimos una Retrospectiva de equipo para poner en común qué cosas habían ido bien y en cuáles debíamos de mejorar.

Herramientas

Como ya os adelantaba al inicio, las herramientas estaban claras. Ya las habíamos usado en iniciativas anteriores y nuestro manejo de éstas podemos decir que ya es de “usuario avanzado”:

• Zoom como plataforma de vídeo: para nosotros zoom tiene una funcionalidad fundamental que no tienen otras herramientas como es la división en equipos de trabajo con salas virtuales distintas. En nuestro caso, íbamos a ser dos equipos y necesitábamos disponer de esta funcionalidad.
• Miro como plataforma de colaboración que nos permite trabajar en un gran lienzo con post-its virtuales, mapas, imágenes, etc., y mover la información en tiempo real con diferentes usuarios conectados a la vez.

Agenda

La agenda era el mayor reto que teníamos por delante como tarea. Sabíamos hacer Design Thinking en presencial, pero ¿cómo conseguíamos ejecutarlo en remoto permitiendo que los participantes pudieran encajarlo con su trabajo diario y al mismo tiempo no perder el foco en el proceso? Diseñamos una agenda con parte de trabajo “online” y parte “offline” permitiendo tener espacios a los equipos entre determinadas fases para que autogestionasen el trabajo.

PROCESO EN REMOTO

En resumen, ejecutamos el proceso durante dos semanas en siete sesiones (originalmente eran seis) de un par de horas de trabajo online y espacios de trabajo offline:

• Comprender: en esta fase teníamos que sumergirnos en la realidad de nuestros usuarios y clientes. Entrevistar, entender y comprender a nuestros clientes hasta descubrir sus problemas y necesidades no cubiertas. Una cosa que no hicimos bien en esta fase fue no dejar un día de margen a los equipos para realizar las entrevistas.
• Idear: el objetivo de esta fase es producir ideas disruptivas que solucionen las necesidades o problemas a nuestros usuarios y clientes. Los equipos idearon sin parar y resulto imposible en una única sesión idear y valorar las ideas para escoger las que queríamos que formasen parte de nuestra solución.
• Prototipar: en esta fase teníamos que diseñar y construir el prototipo para que los posibles usuarios nos diesen feedback rápido para pivotar si fuera necesario. Una cosa que hicimos bien en esta fase fue dejar un día de margen a los equipos entre la sesión de construcción del prototipo y la de ajustes. Ese margen les permitió en offline probar, validar y pivotar su solución.
• Validar: en esta última fase sólo nos quedaba preparar el modelo de negocio y un elevator pitch que resultase atractivo para nuestros inversores. En esta última sesión, contamos con la participación de dos miembros de Kelea ajenos al proceso que ejercieron el rol de inversor y a quiénes presentamos nuestra solución.

ENTREVISTA

Para nuestros invitados también era su primer Design Thinking en remoto, es por esto por lo que nos gustaría conocer su opinión e impresiones tanto del proceso como de la ejecución. Carmen es consultora freelance y docente universitaria en gestión de proyectos y organización industrial y Manuel es responsable de Transferencia Tecnológica en el Centro de Investigaciones TIC de la UDC (CITIC).

¿Cómo definiríais vuestra primera experiencia aplicando Design Thinking?

C: No ha sido realmente mi primera experiencia, pero Kelea lo ha hecho tan bien y agradable que ha sido un privilegio ser invitada. Muchísimas gracias de nuevo.

M: Muy interesante. A pesar de mi desconocimiento del proceso, ha sido super claro y muy bien guiado durante cada fase. Pese a que no lo he entendido del todo hasta que ha terminado, se han interpretado con facilidad las fases por las que hemos pasado y probablemente ese desconocimiento haya podido ser positivo en algunos momentos por no estar condicionado.

¿Qué os ha aportado esta experiencia? ¿Qué os lleváis?

C: Me ha ayudado a conocer Kelea y su gente. Ha sido una gran oportunidad para intercambiar ideas durante el proceso con gente como vosotros que sois expertos. Cada vez que he tenido una duda os he enviado un mensaje y siempre habéis estado disponibles para charlar sobre porque las cosas se estaban haciendo de una forma y no de otra.

M: Por un lado, reflexionar sobre una temática de la innovación y del conocimiento que me interesa y no me resulta ajena por mi propia carrera profesional. En segundo lugar, conocer esta dinámica y metodología de trabajo que, pese a que trabajo en entornos de innovación, no he utilizado y creo que puede ser muy interesante. Para mí ha sido un aprendizaje de esta metodología que me permitirá incorporarla más adelante a nuestras dinámicas de trabajo.

Después de haberlo vivido en primera persona, ¿qué le dirías a otra persona que nunca ha participado en uno, pero está a punto de hacerlo?

C: Que se relaje y disfrute. La ventaja de trabajar con gente como vosotros es que conocéis bien el proceso y aunque los participantes como yo nos hayamos sentido perdidos en algún momento, vosotros habéis tenido siempre el control. Un proceso como este bien dirigido, te ayuda a aprender muchas cosas y es super divertido.

M: Le diría que dos cosas: primera que no se preocupe si no lo entiende todo al principio, no es necesario; y segundo, que se deje llevar ya que hay unos facilitadores que conocen el proceso mejor que nadie.

¿Cómo valoraríais la ejecución del Design Thinking en remoto?

C: Me ha gustado mucho la herramienta Miro y la figura del facilitador en la ejecución en remoto.  Aunque Miro me parece una muy buena herramienta, sigo pensando que este tipo de procesos son más interesantes hechos en presencial.

M: Yo creo que la ejecución en remoto puede ser en algunos aspectos incluso beneficiosa para este tipo de procesos. En presencial hay un intercambio de algo más que las propias ideas con las personas del equipo, pero también es cierto que hay mayor riesgo de contaminación cruzada o sesgos. Personalmente creo que el formato online convierte el proceso en aséptico pudiendo ser una ventaja.

¿Cómo creéis que se puede aprovechar en las universidades? ¿y en las organizaciones?

C: Design Thinking es una herramienta muy potente para desarrollar productos y servicios realmente orientados al cliente. En el peor de los casos, en los que no hayas llegado a ninguna conclusión o no hayas encontrado un servicio o producto que interese, habrás levantado muchos insights de la organización que te pueden ayudar tanto en tu trabajo diario como para replantear el Design Thinking.

M: Es un proceso muy útil para cualquier grupo de trabajo que necesite una reorientación en su programación estratégica, incluso en la generación de su producto, pero sobre todo es una gran herramienta para captar ideas de agentes externos tal y como habéis hecho vosotros. La universidad es una colección de grupos de trabajo (llamados grupos de investigación) que necesitan la intervención de otros grupos para intercambiar ideas y que, a lo mejor por sus dinámicas de trabajo más tradicionales, no están acostumbrados a ese intercambio. Este tipo de procesos más transversales pueden aportar mucho para ayudarnos a pensar fuera de la caja.

TIPS PARA UN BUEN DESIGN THINKING EN REMOTO

Para los que estáis pensando en organizar un tipo de proceso como Design Thinking en remoto, cuatro tips que os resultarán útiles:

• Planifica las sesiones de trabajo a primera hora de la mañana: las personas que participan tendrán la mente despejada y foco en el proceso.
• Envía un email con el on-boarding sobre las herramientas que vayas a utilizar, así los participantes ya habrán tenido un primer contacto con ellas.
• Planifica espacios de tiempo entre sesiones para las fases de comprender y prototipar ¡Recuerda que los participantes tienen que hacer entrevistas y validar los prototipos fuera de las sesiones de trabajo con usuarios finales que no están implicados en el proceso!
• Establece salas virtuales permanentes, así facilitarás a los equipos el medio para permitir el trabajo offline.