La búsqueda de equipos de alto rendimiento es algo que todas las organizaciones anhelan pero que muy pocas trabajan para conseguirlo. Equipos que tengan la autonomía y el conocimiento suficiente para tomar decisiones y dar una rápida respuesta al mercado. Equipos autogestionados que no necesiten de una supervisión o jefatura para lograr un buen desempeño. Equipos con visibilidad y compromiso con los objetivos perseguidos. Equipos multidisciplinares que aporten valor en toda la cadena y personas que tengan la confianza suficiente para realizar su trabajo. Equipos donde la corresponsabilidad es total y se asuman colaborativamente los éxitos y los fracasos. Equipos movidos por la transparencia y el feedback constructivo constante para mejorar. Equipos que visto así, parecen realmente utópicos.
En el estado actual de los mercados, la ventaja competitiva de las organizaciones reside en las personas y en cómo estas se organizan y colaboran. Todas las empresas deberían buscar la forma de crear equipos multidisciplinares de alto rendimiento.
Óscar Naveiras
Cuando llegamos a una organización y tenemos un primer contacto con los equipos, siempre detectamos unos patrones comunes de comportamiento relacionados con la forma de trabajar y de comunicarse que impiden que los equipos lleguen a tener un alto rendimiento. Entre estos patrones solemos encontrar: cadena de valor fragmentada en silos, dependencias entre equipos y problemas de comunicación entre ellos, alto nivel de interrupciones, lista interminables de tareas por hacer, excesiva multitarea, poca claridad en los objetivos, roles poco claros o no definidos, etc. Todo esto desencadena una sensación en las personas y en los equipos de no lograr avanzar por muchas horas y esfuerzo que pongan en sus jornadas de trabajo con la consiguiente desmotivación y falta de compromiso.
Nuestra respuesta frente a estos problemas casi siempre solemos hacerla con una pregunta. ¿Conocéis Kanban? Y es que como veremos en este artículo, utilizar el método Kanban para definir tableros visuales colaborativos no es la solución a todos los males, pero es una de las herramientas que con poco esfuerzo genera un alto impacto, ayudando a resolver muchos de los problemas que tienen las organizaciones y que comentamos en el párrafo anterior.
Pero empecemos por el principio…
¿Qué es Kanban?
Kanban tiene su origen en el sistema de producción “Just in Time” que Toyota introdujo a finales de los años 40 principios de los 50 como plan de mejora necesario para la producción de automóviles. Este modelo tomaba como base que la demanda de productos producida por los clientes, fuese un disparador que tirase (PULL) de la producción en fábrica, rompiendo con el modelo tradicional donde fabricamos en masa y luego buscamos clientes al que venderle el producto (PUSH). Este cambio de enfoque desencadenó el pensamiento LEAN, cuyo mayor exponente durante años ha sido el LEAN Manufacturing y que con el tiempo se ha ido extendiendo a los servicios y a los modelos de gestión.
Por lo tanto, la palabra Kanban (かんばん) viene del Japonés y traducida literalmente significa tarjeta o señal. En chino, la palabra Kanban (看板) significa señal o tablero visual.
Cuando pegunto a los equipos si conocen Kanban, siempre me refiero a los tableros visuales con tarjetas y señales que nos ayudan a visualizar el flujo de trabajo y que está basado en el método Kanban.
Tableros visuales de este tipo:
¿Qué es un tablero Kanban?
Un tablero Kanban es un tablero visual en el que podemos ver los estados del ciclo de vida o del flujo de trabajo de nuestras actividad así como la actividad pendiente, en curso y terminada.
El objetivo de cualquier tablero visual es fomentar la comunicación y transparencia del equipo. Un ejemplo sencillo podría estar formado por un tablero visual donde poder visualizar los diferentes estados, tipos de peticiones, prioridades, indicadores de bloque o dependencias y todo lo que nos pueda ayudar a tomar decisiones de forma autorganizada.
Hay que diferenciar entre un tablero Kanban y el método Kanban de David J. Anderson. El uso de tableros visuales en los equipos genera multitud de ventajas, pero si logramos implementar las prácticas generales del método Kanban, conseguiremos mejoras estructurales y sistémicas dentro de nuestra organización.
¿Cuáles son las prácticas generales del método Kanban?
El método Kanban descrito por David J. Anderson en su libro Kanban Blue Book define las siguientes prácticas generales:
- VISUALIZAR: Los tableros Kanban deben ayudarnos a visualizar el trabajo en curso y el trabajo invisible con el fin de entender nuestro flujo de trabajo y la forma en la que estamos trabajando.
- LIMITAR EL WIP (Work in Progress): El método Kanban establece límites de trabajo en un determinado estado con el objetivo de convertir el tablero en un sistema PULL. Es decir, que la capacidad de terminar tareas de mi sistema sea la que provoca empezar nuevas tareas.
- GESTIONAR EL FLOW: Uno de los mayores retos en un servicio es adaptar la capacidad a la demanda. Por este motivo debemos trabajar en balancear los diferentes eslabones de la cadena logrando un ritmo de trabajo sostenible, sin atascos, bloqueos o interrupciones.
- POLÍTICAS EXPLÍCITAS: Debemos establecer de forma clara y visible políticas, principios y reglas que sirvan al equipo para establecer un lenguaje común a la hora de interpretar e interactuar con el tablero.
- FEEDBACK LOOPS: Otra práctica imprescindible es la de establecer eventos periódicos de feedback. Donde demos feedback sobre el trabajo entregado, el proceso, las personas, etc.
- MEJORA COLABORATIVA: La filosofía Kanban se basa en un proceso evolutivo donde partimos de lo que hacemos ahora y, a través de los diferentes interesados que participan en la cadena de valor, detectar mejoras y mejorar progresivamente.
¿Por qué utilizar Kanban?
Utilizar tableros visuales Kanban como herramienta colaborativa de equipo produce una serie de mejoras en cadena que hace que la productividad de los equipos se dispare. Esta mejora en cadena, parte de hábitos tan sencillos como por ejemplo la limitación de la multitarea. Veámoslo.
- Cuando visualizamos el trabajo mediante un tablero Kanban empezamos a detectar dónde se nos acumula el trabajo y que estados o fases son las más sobrecargadas. Esto nos obliga limitar la multitarea y sucede algo asombroso, ya que debemos decirnos: ¡paremos de empezar tareas y empecemos a terminar tareas!
- Cuando limitamos la cantidad de trabajo que podemos hacer a la vez, lo primero que provocamos es un importante debate sobre las prioridades, ya que se hace visible que ¡cuando todo es prioritario, nada es prioritario!
- Cuando empezamos a realizar una buena priorización de actividades, empezamos a poner foco y energía en lo realmente importante y los equipos empiezan a entregar valor en intervalos muchos más cortos de tiempo.
- Poniendo foco en lo importante y en lo que realmente aporta valor a nuestros clientes (internos o externos) los equipos perciben que están dando respuesta y revolviendo los problemas de sus clientes y por tanto se genera una sensación de progreso que aumenta la motivación y compromiso de los equipos.
¿Qué cambios se producen en los equipos?
Tenemos grandes casos de éxito en equipos en los que hemos empezado a trabajar con Kanban. Uno de los aspectos positivos de utilizar Kanban es que los efectos positivos son visibles desde el minuto uno y la resistencia al cambio es mínima, ya que siempre comenzamos con el flujo de trabajo actual y trabajamos en mejoras iterativas para mejorar la forma de trabajar.
En mi experiencia, las 5 principales mejoras que se producen en los equipos cuando utilizas Kanban, y que les acerca a ser equipos de alto rendimiento, son las siguientes:
- Mejora en la autoorganización y la comunicación de los equipos: Utilizando un tablero visual como método de comunicación del equipo, logramos mayor autoorganización en el reparto y seguimiento de las actividades.
- Más colaboración entre personas y equipos: Siempre intentamos que los compromisos de entrega de trabajo a través de un tablero Kanban sean como equipo y no a título individual. Esto provoca que las personas colaboren y se centren en buscar soluciones en lugar de culpables.
- Mejora del cumplimiento en tiempos de entrega: Debido a la Ley de Little, cuando limitamos el WIP y reducimos el trabajo que hacemos a la vez provocamos que los tiempos de entrega de las tareas se reduzcan.
- Incremento del valor entregado: Cuando entregamos trabajo en períodos breves y además ponemos foco en lo importante la satisfacción de nuestros clientes o del negocio aumenta considerablemente.
- Aumento de la motivación y el compromiso: La sensación de progreso y el aumento de la satisfacción de nuestros clientes provoca que los equipos estén más motivados y se sientan comprometidos con su trabajo.
En resumen, potenciamos todas aquellas características que hacen que un grupo de personas empiece a trabajar como un equipo.
Lecturas recomendadas
Existe mucha bibliografía que nos puede ayudar a entender la potencia de utilizar Kanban y que nos enseña a sentar las bases de un bueno modelo. En mi opinión los tres mejores libros sobre Kanban serían los siguientes:
Kanban Esencial Condensado. En este libro, de David J. Anderson y Andy Carmichael, se explica la esencia de qué es y cómo se puede utilizar Kanban. David y Andy explican de forma resumida los conceptos, las prácticas generales y las pautas para implementar el método. Kanban Esencial Condensado es un excelente libro para los que quieren adentrase dentro del mundo Kanban.
Kanban Blue Book. En este libro David J. Anderson nos responde a preguntas del tipo ¿Qué es Kanban? ¿Por qué debería utilizar Kanban? o ¿Cómo lo implemento? . David explica de forma práctica y con ejemplos reales como consiguió aumentar la productividad de un equipo de tecnología.
Kanban from the inside. El enfoque de este libro de Mike Burrows sobre Kanban es diferente. El libro se divide en tres partes, una primera donde se habla de los valores del método, una segunda parte donde se hace un recorrido por el pensamiento LEAN y una última parte donde explica el proceso de diseño de Kanban (STATIK).
¿Te gustaría saber más sobre Kanban?
Si te gustaría obtener más información sobre Kanban puedes escribirme a oscar.naveiras@kelea.es.
Si estás interesado en formarte en el método Kanban a continuación puedes ver nuestras próximas formaciones en abierto en A Coruña.
