¿Por qué es importante definir roles y responsabilidades en una transformación organizativa?

Comenzar una transformación es un gran reto en sí mismo. Independientemente de que esta ‘metamorfosis’ abarque más o menos áreas de una organización o impacte a más o menos personas, al principio habrá un alto grado de incertidumbre y el cambio no siempre será acogido de manera sistémica y homogénea. Ya sea por falta de comunicación, visibilidad o unidad, no todas las personas sabrán cuál es su nuevo papel ni sus responsabilidades. Y eso sólo puede desembocar en malentendidos, retrasos y caos. Es por ello que uno de los primeros desafíos que deberíamos afrontar es la definición de roles y responsabilidades.

Definición de roles y responsabilidades

Nuestra mayor aliada a la hora de agilizar una transformación es la transparencia. Si queremos que el cambio sea rápido y claro, lo más importante es que cada actor conozca bien su papel en esta nueva obra. Todos los miembros del equipo deberán conocer cuáles son sus funciones y sus responsabilidades.

Pero empecemos por el principio, ¿Qué es un equipo y qué roles hay dentro de cada equipo? Desde Kelea definimos a un equipo como un grupo de personas organizado y con un fin común. Un grupo cohesionado y caracterizado por una colaboración continua para alcanzar el objetivos comunes.

En estos equipos, independientemente del marco organizativo que quieras implantar, se tienden a definir tres roles fundamentales: el rol transformador, el nexo y el ejecutor.

• Rol transformador : Será la persona que vele por la transformación. Un líder servicial que ayudará al equipo a adaptarse a los cambios, mejorar su sistema de trabajo y hacer seguimiento de la evolución y progresos del equipo.
• Rol nexo: Esta persona será la responsable de que los objetivos planteados aporten el mayor valor posible. Hará de nexo entre los ejecutores y los stakeholders, o interesados del proyecto. Como pueden ser las personas de negocio, usuarios finales, etc. Este rol es el encargado de recopilar toda la información necesaria y priorizar las acciones. Lidiar con todas las peticiones y refinar toda la información para que el equipo tenga claro el trabajo. Priorizar las necesidades no es una tarea sencilla, asi que la abordaremos en otra entrada de blog.
• Rol ejecutor : Los ejecutores conforman el núcleo del equipo. Independientemente de su especialidad, son las personas que llevan a cabo las tareas necesarias para conseguir alcanzar el objetivo. Ya sea una iniciativa, un producto digital o algún tipo de proyecto bajo demanda, los ejecutores serán los responsables de dar forma a esta solución.

El rol transformador, el nexo y el ejecutor suponen la base de cualquier transformación. Pero ¿Qué ocurre cuando el proyecto es mayor? ¿Y si hay que coordinar varios equipos? Llegados a ese punto nacerían nuevos roles, dependiendo según el tipo de transformación, la naturaleza del proyecto y la estructura empresarial.

Primeros pasos

Ya conocemos los roles fundamentales, ahora es el momento de formar el equipo.

• Un equipo multidisciplinar: En la búsqueda de que el equipo tenga la mayor autonomía y eficiencia posible, es importante que los roles ejecutores sean multidisciplinares en un alto grado. De esta forma evitaremos el “bus factor”, y que si algún miembro del equipo falta por alguna situación, no se paralice el trabajo. ¿Te imaginas que un autobús atropella a un miembro del equipo? ¿Podríais acabar el trabajo? ¿Y si atropellan a dos o a tres?
• Acuerdos de equipo: Crear unas políticas internas en el equipo es un factor clave para generar transparencia, confianza y compromiso por parte de todos los miembros. Por ello es muy importante que todo el equipo se reúna en su formación y antes de empezar a trabajar poder crear unos acuerdos comunes. Cómo se va a gestionar el trabajo, cómo se actúa en situaciones de bloqueos o dependencias, criterios que aclaren cuándo un trabajo está terminado o cómo se va a proceder antes de la entrega final, etc. Aunque también podemos incluir ahí acuerdos a nivel más personal, como por ejemplo quién
• Reuniones: Parte de las responsabilidades de los roles será la participación activa en reuniones. Como parte de la transformación, seguro que los eventos y su cadencia cambien con respecto al modelo anterior. Es importante analizar y tener presentes las características de estas nuevas reuniones, para así poder determinar qué roles son relevantes en qué reuniones. De esta forma evitaremos que personas no esenciales pierdan el tiempo, y el dinero, con reuniones que no resulten relevantes en su día a día.
• Roadmap: Aunque sea responsabilidad del rol nexo elaborar un plan de acción y priorizar las acciones, es importante que este sea compartido con todo el equipo. Esto ayudará a generar mayor compromiso por la consecución de objetivos y alinear esfuerzos.

Aun así, esta situación es complicada y en muchos casos es necesario contar con ayuda externa que tenga experiencia en este tipo de problemas. Si tienes problema para definir los roles y las responsabilidades durante el proceso de transformación de tu organización, puedes consultarnos cómo afrontar ese escenario.